I certificati e gli estratti per riassunto possono essere richiesti da chiunque e per chiunque.
In due casi è necessario specificare in modo chiaro ed esaustivo un interesse diretto, concreto e attuale collegato a una situazione giuridicamente rilevante:

1. richiesta di copia integrale, nel caso in cui il richiedente non sia l'interessato;
2. richiesta di estratto di nascita con indicazione dei genitori, nel caso in cui il richiedente non sia l'interessato o un soggetto che esercita la responsabilità genitoriale.

Il servizio di stato civile del Comune di Santarcangelo di Romagna può emettere certificazione solo riguardo gli eventi (nascita, matrimonio, unione civile, morte) che:

• sono avvenuti nel territorio del Comune;
• sono stati iscritti nei relativi registri di stato civile di Santarcangelo perché in quel momento il titolare dell’atto era residente a Santarcangelo;
• sono avvenuti all’estero ma, riferendosi a cittadini italiani di Santarcangelo, sono stati comunque trascritti nei registri di stato civile di Santarcangelo.

Certificati ed estratti relativi ad atti digitali presenti nell’Anagrafe nazionale, per sé stessi e per i figli minori residenti nella stessa famiglia, possono essere richiesti e scaricati direttamente sul sito dell’Anagrafe nazionale. Vai su https://www.anagrafenazionale.interno.it/ e accedi con la tua identità digitale SPID/CIE. Il documento ti sarà messo a disposizione direttamente sul sito o inviato al tuo indirizzo email. 

Sul sito dell’Anagrafe nazionale troverai certificati ed estratti di stato civile (nascita, matrimonio e unione civile) indipendentemente dal Comune di registrazione dell’atto, ma soltanto dopo l’ingresso del Comune nell’archivio nazionale (Santarcangelo è entrato il 18/9/2025). 

Certificati
I certificati riportano esclusivamente i dati essenziali dell’evento: numero e anno di registrazione dell’atto; il luogo e la data, le generalità dei soggetti coinvolti.

Estratti per riassunto dell'atto
Gli estratti per riassunto riportano, oltre ai dati già contenuti nei certificati, anche le relative annotazioni. Ad esempio nell’estratto di nascita è riportato l’eventuale matrimonio, negli estratti di matrimonio e unione civile sono riportati il regime patrimoniale scelto dalla coppia, l’eventuale separazione personale e lo scioglimento.

Certificati internazionali plurilingue
I certificati internazionali plurilingue sono redatti riportando le principali lingue europee e pertanto non necessitano di traduzione né di legalizzazione, se destinati a uno degli Stati aderenti alla Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976. 
È possibile richiedere altresì un certificato di stato civile con allegato un modulo standard multilingue previsto dal Regolamento (UE) 2016/1191. Nell’ambito dei Paesi dell’Unione Europea i certificati sono sempre esenti da obblighi di legalizzazione. 

Copie integrali 
Le copie integrali consistono in una copia conforme dell'atto originale che riporta interamente tutti i dati contenuti nel registro di stato civile. Per richiedere una copia integrale occorre sempre dichiarare, in modo chiaro ed esaustivo, una motivazione correlata a un interesse diretto, concreto e attuale collegato a una situazione giuridicamente rilevante.

Autocertificazione
Ai sensi dell'art. 15 della legge 12.11.2011 n. 183 nei rapporti con le pubbliche amministrazioni e gli esercenti di pubblici servizi i certificati sono sostituiti da autocertificazione. Tale opportunità è estesa anche ai privati che lo consentono.

Occorre presentare richiesta compilando il modulo online.

In alternativa è possibile rivolgersi allo Sportello al Cittadino.

Cie o Spid per la richiesta online, anche tramite il sito di Anagrafe nazionale.
In alternativa occorre rivolgersi allo Sportello al Cittadino.

Il servizio rilascia certificati ed estratti cartacei, con firma dell’ufficiale dello stato civile. 
I documenti rilasciati per via telematica, relativi ad atti fino al 17/09/2025, sono firmati digitalmente.
Certificati ed estratti relativi ad atti presenti nell’Anagrafe nazionale (dal 18/09/2025) sono muniti di sigillo elettronico (QR Code) che consente la verifica dell’autenticità del documento informatico. In base alle disposizioni del Ministero dell’Interno, gli estratti contengono anche la firma qualificata dell’ufficiale di stato civile e, pertanto, in caso di rilascio allo sportello di copia cartacea, questa non è firmata.

Certificati ed estratti per riassunto richiesti allo sportello relativi a dati presenti nell’applicativo informatico sono rilasciati in tempo reale. 
Per le copie integrali o estratti relativi ad atti non presenti in banca dati (ma solo nei registri cartacei) il documento è consegnato nella modalità indicata dal richiedente entro 30 giorni.
I certificati ed estratti richiesti per via telematica sono rilasciati nel più breve tempo possibile e, comunque, entro il termine di 30 giorni.

Le richieste di certificati ed estratti di stato civile presentate da terze persone e relative ad atti formati da oltre 100 anni sono soggette, in base all'art. 1 c. 637 della legge 30 dicembre 2024, n. 207, al pagamento del contributo amministrativo di 300,00 euro. Il pagamento va effettuato esclusivamente mediante il circuito PagoPa al momento della richiesta del certificato.